HR als vertrouwenspersoon: mag dat en werkt dat in de praktijk?

“HR kan toch ook gewoon vertrouwenspersoon zijn?”

Het is niet alleen een vraag die ik regelmatig krijg, zo is het tot nu toe vaak ook gewoonweg geregeld in een organisatie.
En eerlijk is eerlijk: op het eerste gezicht lijkt het logisch hoor. HR is betrokken bij medewerkers, kent de organisatie en wordt vaak gezien als aanspreekpunt bij vragen of problemen.
En in veel situaties ís HR dat ook. Voor praktische vragen, begeleiding bij verzuim of het bespreekbaar maken van minder gevoelige onderwerpen is HR vaak een laagdrempelige en passende eerste stap.

Toch zit daar ook precies de reden waarom deze combinatie in de praktijk niet altijd goed werkt.

De praktijk: waar het schuurt

Stel je een situatie voor waarin een medewerker niet lekker in zijn vel zit. Er speelt iets in de samenwerking met een leidinggevende. Misschien is er sprake van spanning, onduidelijkheid of gedrag dat als grensoverschrijdend wordt ervaren.

De medewerker twijfelt om dit bespreekbaar te maken, wikt en weegt. Houdt het misschien eerst bij zichzelf, tot het moment komt dat het niet meer gaat en er een ziekmelding volgt. *En daar ga je..

Vanaf dat moment komt HR in beeld. HR begeleidt het verzuim, onderhoudt contact, denkt mee over re-integratie en adviseert de organisatie over vervolgstappen. En soms is diezelfde HR-professional ook de vertrouwenspersoon.

Op papier lijkt dat ontzettend efficiënt, maar in de praktijk ontstaat hier een spanningsveld.

Verschillende rollen, verschillende behoeften

De rol van HR is breed en veelzijdig. HR ondersteunt medewerkers, maar heeft tegelijkertijd ook een duidelijke rol richting de organisatie. Denk aan het adviseren van directie, het begeleiden van leidinggevenden, het opbouwen van dossiers en het meedenken over beleid en besluiten.

Voor veel situaties is dat precies wat nodig is.
Maar bij gevoelige of complexe kwesties, bijvoorbeeld wanneer het gaat over leidinggevenden, cultuur, of situaties waarin belangen spelen, ontstaat er een andere behoefte.

Dit is een behoefte aan een plek waar iemand kan praten zonder dat er direct een lijn ligt naar besluitvorming, dossieropbouw of organisatiebelangen.

Veiligheid zit niet alleen in intentie

Belangrijk om te benoemen: dit gaat niet over de intenties van HR-professionals. HR wil helpen, ondersteunen en meedenken. Maar sociale veiligheid gaat niet alleen over intentie.
Het gaat vooral over hoe veilig iets wordt ervaren.

Een medewerker die een situatie of gevoel wil bespreken over een leidinggevende, of misschien wel over een situatie waarin HR zelf betrokken is (geweest), zal zich al snel afvragen:

• Wat gebeurt er met mijn verhaal?
• Blijft dit vertrouwelijk?
• Heeft dit invloed op mijn positie?

Zelfs al zouden die zorgen ongegrond zijn, kunnen ze er wél voor zorgen dat iemand zich niet uitspreekt.
En juist daar gaat het mis!

Van onuitgesproken naar verzuim

In mijn werk zie ik regelmatig dat situaties die uiteindelijk leiden tot verzuim, al veel eerder signalen hebben laten zien. Spanning in een team, terugtrekkend gedrag, frustraties die niet worden uitgesproken, het kan vanalles zijn.

Wanneer medewerkers geen plek ervaren waar ze dit veilig kunnen delen, blijven die signalen onder de oppervlakte.
Tot het moment dat het niet meer gaat.

Verzuim komt zelden uit het niets.
Maar het wordt vaak pas zichtbaar als het al te laat is.

Waarom onafhankelijkheid het verschil maakt

Een (externe) vertrouwenspersoon staat buiten de hiërarchie en heeft geen rol in besluitvorming of dossieropbouw.
Dat maakt dat medewerkers zich vrijer voelen om hun verhaal te doen. Ook als het spannend is en ook als het gaat over leidinggevenden of directie.

Niet omdat een externe vertrouwenspersoon “beter” is dan HR,
maar omdat de positie simpelweg anders is.
En juist die onafhankelijkheid zorgt ervoor dat signalen eerder worden gedeeld, waardoor escalatie en uitval in veel gevallen voorkomen kunnen worden.

Tot slot

De vraag is dus niet of HR een belangrijke rol speelt in het ondersteunen van medewerkers, dat doet het zeker.
De vraag is of HR ook de rol van vertrouwenspersoon moet vervullen in alle situaties.

En als je kijkt naar de praktijk, de verschillende rollen en de behoefte aan ervaren veiligheid, dan is het antwoord vaak: dat hangt af van de situatie.

Voor minder gevoelige kwesties kan HR een passende gesprekspartner zijn.
Voor situaties waarin onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid cruciaal zijn, is een andere rol nodig.

Niet omdat het niet goed bedoeld is,
maar omdat sommige rollen dus simpelweg niet te combineren zijn.