Intern of extern vertrouwenspersoon: waar zit het verschil in onafhankelijkheid?

In gesprekken met melders horen wij het steeds vaker terug:
“De interne vertrouwenspersoon is of  blijkt niet te vertouwen.”

Een lastige constatering. Zeker omdat de rol van vertrouwenspersoon juist draait om veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

In meerdere casussen geven melders aan dat zij twijfelen aan de onafhankelijkheid van de interne vertrouwenspersoon. Vaak omdat de melding (direct of indirect) raakt aan een directielid of het management. En de interne vertrouwenspersoon? Die staat op de loonlijst van dezelfde organisatie. Dat roept vragen op, begrijpelijke vragen.

Hoe integer kan een interne vertrouwenspersoon zijn?

Laat ik duidelijk zijn:
Veel interne vertrouwenspersonen handelen professioneel en integer. Zij hebben een belangrijke rol en kunnen van grote waarde zijn, juist doordat zij de organisatie goed kennen.

Tegelijkertijd is hun positie kwetsbaar.
Zij werken binnen dezelfde hiërarchie, cultuur en afhankelijkheidsrelaties als de melder. Zelfs wanneer zij zorgvuldig omgaan met vertrouwelijkheid, kan de schijn van belangenverstrengeling ontstaan.

Wat we in de praktijkgesprekken terughoren:

• Angst of ervaring dat informatie (bedoeld of onbedoeld) bij leidinggevenden terechtkomt

• Twijfel of een melding écht los kan worden gezien van interne belangen

• Onzekerheid over wat wel en niet wordt teruggekoppeld

En bij vertrouwenskwesties geldt:
"als het vertrouwen er niet is, werkt het systeem niet."

De kracht van een externe vertrouwenspersoon

Een externe vertrouwenspersoon brengt iets fundamenteel anders mee:

• Onafhankelijkheid: geen arbeidsrelatie, geen interne belangen

• Volledige vertrouwelijkheid binnen de wettelijke en professionele kaders

• Ervaring met uiteenlopende organisaties en meldingen

• Professionele toetsing: werken volgens vastgestelde criteria en certificering

Juist bij gevoelige meldingen, bijvoorbeeld over gedrag van leidinggevenden of directie, kan deze onafhankelijkheid doorslaggevend zijn voor een melder om zich überhaupt uit te spreken.

Intern én extern: geen tegenstelling, maar een afweging

Het is geen kwestie van goed of fout.
Wel van bewust kiezen.
Een interne vertrouwenspersoon kan laagdrempelig en waardevol zijn.Een externe vertrouwenspersoon kan aanvullende veiligheid en vertrouwen bieden, juist wanneer de situatie complex of gevoelig is.

Bij Vief geloven we dat melders altijd moeten kunnen kiezen voor een vorm die voor hén veilig voelt. Want alleen dan ontstaat ruimte voor echte gesprekken, zorgvuldige afwegingen en duurzame oplossingen.