Sociale veiligheid op de werkvloer: wat moet je als werkgever regelen?

Sociale veiligheid krijgt binnen organisaties steeds meer aandacht. En terecht. Medewerkers moeten zich vrij voelen om vragen te stellen, grenzen aan te geven en zorgen of ervaringen bespreekbaar te maken.

Maar wat moet je als werkgever eigenlijk geregeld hebben? Is een vertrouwenspersoon verplicht? Moet er een gedragscode zijn? En welke rol spelen de RI&E en het beleid rondom psychosociale arbeidsbelasting?

Niet iedere maatregel is afzonderlijk wettelijk verplicht. Wel hebben werkgevers vanuit de Arbowet een duidelijke verantwoordelijkheid voor een veilige en gezonde werkomgeving. Daar hoort ook sociale veiligheid bij.

In dit artikel zetten we de belangrijkste onderdelen op een rij.

De RI&E vormt de basis
Iedere werkgever met personeel is verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te hebben. Dat geldt dus ook voor kleine organisaties met slechts enkele medewerkers.

Met een RI&E worden risico's voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers in kaart gebracht. Daarbij gaat het niet alleen om fysieke risico's. Ook psychosociale arbeidsbelasting (PSA) hoort hierbij.

Onder PSA vallen onder andere werkdruk en ongewenst gedrag, zoals pesten, discriminatie, agressie, geweld en (seksuele) intimidatie. Wanneer deze risico's binnen een organisatie spelen, moeten passende maatregelen worden opgenomen in het plan van aanpak dat onderdeel is van de RI&E.

Het hebben van een RI&E en het laten toetsen daarvan zijn overigens twee verschillende zaken. Voor kleine organisaties kan onder voorwaarden een uitzondering op de toetsingsplicht gelden, bijvoorbeeld wanneer gebruik wordt gemaakt van een erkend branche-RI&E-instrument.

Van risico's naar beleid
Een RI&E brengt risico's in kaart, maar daar stopt de verantwoordelijkheid van een werkgever niet.

Werkgevers zijn verplicht beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of zoveel mogelijk te beperken. Welke maatregelen daarvoor nodig zijn, hangt onder andere af van de risico's binnen de organisatie. 
Denk bijvoorbeeld aan duidelijke afspraken over omgangsvormen, een gedragscode, een meld- of klachtenprocedure, een vertrouwenspersoon en voorlichting aan medewerkers.

Niet al deze maatregelen zijn voor iedere organisatie afzonderlijk wettelijk verplicht. Ze kunnen wel onderdeel zijn van een bredere aanpak van sociale veiligheid.

En juist daar zit een belangrijk verschil: sociale veiligheid vraagt om meer dan alleen documenten en procedures.

Maak duidelijk welk gedrag je van elkaar verwacht
Wat verstaan we binnen onze organisatie onder respectvol gedrag? Waar liggen grenzen? En wat gebeurt er wanneer iemand die grens overschrijdt?

Een gedragscode helpt om dergelijke afspraken expliciet te maken. Hierin kan worden beschreven welk gedrag binnen de organisatie wordt verwacht en welk gedrag niet wordt geaccepteerd.

Een afzonderlijke gedragscode ongewenst gedrag is op dit moment niet algemeen wettelijk verplicht voor iedere werkgever. Wel kan een gedragscode een waardevol onderdeel zijn van het beleid rondom psychosociale arbeidsbelasting.

Belangrijk is vooral dat een gedragscode geen document wordt dat na vaststelling ergens op intranet verdwijnt. Medewerkers moeten de afspraken kennen, begrijpen en weten wat zij kunnen doen wanneer zij ongewenst gedrag ervaren of signaleren.

Zorg dat medewerkers weten waar zij terechtkunnen
Ook met duidelijke afspraken kunnen zich situaties voordoen waarin een medewerker zich onveilig voelt, ongewenst gedrag ervaart of twijfelt over wat te doen. Dan moet duidelijk zijn waar iemand terechtkan.

Een vertrouwenspersoon kan medewerkers een laagdrempelige en vertrouwelijke plek bieden om ervaringen, zorgen of dilemma's te bespreken. Een vertrouwenspersoon luistert, helpt mogelijkheden te verkennen en ondersteunt de medewerker bij het bepalen van mogelijke vervolgstappen. De medewerker houdt daarbij zelf de regie.

Op dit moment bestaat er geen algemene wettelijke verplichting voor iedere werkgever om een vertrouwenspersoon aan te stellen. De overheid noemt het aanstellen van een vertrouwenspersoon wel als een mogelijke maatregel tegen psychosociale arbeidsbelasting.

Daarnaast is het verstandig om helder te hebben hoe medewerkers een melding of klacht kunnen indienen en welke procedure vervolgens wordt gevolgd.

Een meldregeling voor ongewenst gedrag is daarbij iets anders dan een interne meldprocedure voor vermoedens van misstanden op grond van de Wet bescherming klokkenluiders. Voor werkgevers waar in de regel ten minste 50 werknemers werkzaam zijn, geldt in beginsel wél een wettelijke verplichting om zo'n interne meldprocedure voor misstanden te hebben. Voor bepaalde organisaties en sectoren gelden afwijkende regels.

Beleid werkt pas als mensen ervan weten
Een RI&E, gedragscode, meldregeling en vertrouwenspersoon kunnen allemaal bijdragen aan sociale veiligheid. Maar alleen wanneer medewerkers weten dat ze bestaan en begrijpen wat ze ermee kunnen.
Daarom zijn voorlichting en bewustwording minstens zo belangrijk.

Weten medewerkers bijvoorbeeld wie de vertrouwenspersoon is? Is duidelijk waar de gedragscode te vinden is? Weten leidinggevenden hoe zij moeten reageren wanneer iemand een zorg of ervaring met hen deelt?

Werkgevers hebben vanuit de Arbowet bovendien de verplichting om werknemers doeltreffend voor te lichten over hun werkzaamheden, de daaraan verbonden risico's en de maatregelen die erop gericht zijn deze risico's te voorkomen of te beperken.

Door sociale veiligheid regelmatig bespreekbaar te maken, voorkom je dat het alleen aandacht krijgt wanneer er al iets is gebeurd.

Sociale veiligheid zit uiteindelijk in de praktijk
Wet- en regelgeving vormen een belangrijke basis. Maar een veilige werkcultuur ontstaat niet door alleen aan verplichtingen te voldoen.

Je kunt alles op papier goed geregeld hebben en toch een organisatiecultuur hebben waarin medewerkers terughoudend zijn om zich uit te spreken.

Daarom is het belangrijk om ook naar de dagelijkse praktijk te kijken.

Voelen medewerkers zich vrij om een grens aan te geven? Worden signalen serieus genomen? Weten mensen waar ze terechtkunnen? En durven leidinggevenden moeilijke onderwerpen bespreekbaar te maken?

Juist daar komen beleid, gedrag en cultuur samen.

Waar begin je als organisatie?
Je hoeft sociale veiligheid niet in één keer volledig opnieuw in te richten. Begin met kijken naar wat er al is en waar mogelijk aandacht nodig is.

Is de RI&E actueel en zijn risico's rondom PSA daarin meegenomen? Zijn afspraken over omgangsvormen duidelijk? Is er een toegankelijke route voor medewerkers die iets willen bespreken of melden? En weten medewerkers ook daadwerkelijk hoe dit binnen de organisatie is geregeld?

Vanuit die basis kun je gericht bepalen welke vervolgstappen passend zijn.

VIEF kan hierin ondersteunen
VIEF ondersteunt organisaties bij het vormgeven en versterken van sociale veiligheid. Bijvoorbeeld met de inzet van een externe vertrouwenspersoon, het opstellen of actualiseren van gedragscodes en meldregelingen, kennissessies en consultatie en advies.

Daarbij kijken we niet alleen naar wat er op papier staat, maar juist ook naar de mensen en de praktijk erachter.

Heb je ondersteuning nodig bij de RI&E? Ook dan kunnen we meedenken. Via onze samenwerkingspartner is ondersteuning mogelijk bij het opstellen, actualiseren en uitvoeren van een RI&E-traject.

Wil je weten waar jouw organisatie staat of welke ondersteuning passend is? Neem gerust contact met ons op. Samen kijken we naar wat er al goed geregeld is en waar nog aandacht nodig kan zijn.