Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?

De vertrouwenspersoon heeft een duidelijke en zorgvuldige rol binnen een organisatie. Juist omdat het om gevoelige situaties gaat is het belangrijk dat medewerkers én werkgevers weten wat zij wel én niet mogen verwachten. Een vertrouwenspersoon biedt ondersteuning, maar neemt geen besluiten en is geen verlengstuk van HR of management.
Geen oordeel, geen onderzoek.

Een vertrouwenspersoon:

• Doet geen feitenonderzoek
• Neemt geen standpunt in over wie “gelijk” heeft
• Beslist niet over vervolgstappen binnen de organisatie

De vertrouwenspersoon is géén klachtenfunctionaris of mediator. Als iemand besluit een officiële melding of klacht in te dienen, verwijst de vertrouwenspersoon door naar de juiste interne of externe route.

Geen actie zonder toestemming
Vertrouwelijkheid staat altijd centraal. Dat betekent ook dat de vertrouwenspersoon géén informatie deelt met anderen tenzij de melder daar expliciet toestemming voor geeft of naar vraagt. Een voorbeeld van een uitzondering is wanneer er sprake is van een direct gevaar voor iemands veiligheid of leven, zoals ernstig fysiek geweld of een acuut gezondheidsrisico. In zo’n geval kan de vertrouwenspersoon besluiten te handelen, altijd zorgvuldig en waar mogelijk in overleg met de melder.

Geen belangenverstrengeling
Een vertrouwenspersoon is altijd onafhankelijk. Dat betekent dat hij of zij geen andere rol vervult of kan vervullen binnen de organisatie die strijdig is met deze onafhankelijkheid, zoals HR-adviseur, leidinggevende of bedrijfsarts. Zo kunnen medewerkers erop vertrouwen dat hun verhaal veilig wordt besproken, zonder dat dit invloed heeft op hun positie binnen het team of bij beslissingen over hun werk. Alleen zo kan het vertrouwen in de functie geborgd blijven.

Voor organisaties: "heldere kaders, heldere samenwerking"
Bij Vief wordt gewerkt volgens professionele richtlijnen (zoals de LVV-gedragscode). In de samenwerking met organisaties worden heldere afspraken gemaakt over:

• Vertrouwelijkheid en rapportages
• Grenzen van de rol
• Doorverwijzingen bij klachten of onderzoeken

Zo weten medewerkers waar ze aan toe zijn én organisaties ook. Het hoofddoel van een vertrouwenspersoon is medewerkers te ondersteunen in lastige situaties. Dit kan variëren van een luisterend oor bieden, helpen bij het structureren van gevoelens, tot advies over mogelijke stappen die iemand kan zetten.

"Wil je meer weten over de rol van een vertrouwenspersoon en ontdekken hoe Vief iets kan betekenen voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op!"